PREAMBULE
Partant du constat que des relations sociales de qualité sont un élément indispensable au bon fonctionnement de l’organisme, les parties signataires entendent affirmer l’importance du fait syndical comme facteur d’équilibre et de régulation des rapports sociaux.
Elles marquent ainsi leur attachement au rôle essentiel joué par les organisations syndicales et les IRP, parties intégrantes à la vie de l’organisme.
Aussi, afin de leur permettre d’exercer au mieux leurs missions, elles conviennent de garantir leurs moyens dans le respect des nécessités liées à leur bon fonctionnement, comme de celui de l’organisme.
Dans ce cadre, l’Urssaf Ile de France, représentée par son Directeur d’une part, les organisations syndicales signataires d’autre part, sont convenues de ce qui suit :
TITRE 1 – MOYENS MATERIELS
Article 1 – Locaux
§ 1 – Organisations syndicales
Chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme dispose d’un local qui lui est propre au siège (immeuble Le Lagny).
Sur ce même site un local est dédié aux réunions intersyndicales.
De plus, un local intersyndical est mis à la disposition des organisations syndicales dans chaque site déconcentré.
§ 2 – Comité d’Entreprise
Le Comité d’entreprise est doté de locaux pour ses activités sociales et culturelles sur le site du Lagny, ainsi que d’un local dans chaque site déconcentré.
§ 3 – CHSCT
Le CHSCT dispose d’un local sur le site du Lagny.
Article 2 – Moyens bureautiques
§ 1 – Matériel mis à disposition des organisations syndicales
L’Urssaf Ile de France met à la disposition de chaque organisation syndicale, au sein de leur local situé au siège de l’organisme :
–    Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme –    Un pack office bureautique –    Une imprimante –    Un accès à l’Intranet régional
–    Un accès à Internet via le réseau Urssaf
Le matériel reste la propriété de l’organisme, et ne peut pas être déplacé, sauf en cas de changement des locaux décidé par l’employeur.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices.
En cas d’utilisation d’autres matériels ou logiciels une vérification de leur compatibilité avec l’infrastructure informatique de l’organisme est nécessaire.
§ 2 – Matériel mis à disposition du Comité d’entreprise
L’Urssaf Ile de France met à la disposition du CE au siège de l’organisme dans le local dédié : –    Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme –    Un pack office bureautique –    Une imprimante
–    Un accès à l’Intranet régional –    Un accès à Internet via le réseau Urssaf
Le matériel reste la propriété de l’organisme, et ne peut pas être déplacé, sauf en cas de changement des locaux décidé par l’employeur.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité du CE.
En cas d’utilisation d’autres matériels ou logiciels une vérification de leur compatibilité avec l’infrastructure informatique de l’organisme est nécessaire.
§ 3 – Matériel mis à disposition du CHCST
L’Urssaf dédié :
Ile de France met à la disposition du CHSCT au siège de l’organisme dans le local
–    Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme –    Un pack office bureautique –    Une imprimante –    Un accès à l’Intranet régional
–    Un accès à Internet via le réseau Urssaf
Le matériel reste la propriété de l’organisme, et ne peut pas être déplacé, sauf en cas de changement des locaux décidé par l’employeur.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité du CHSCT.
En cas d’utilisation d’autres matériels ou logiciels une vérification de leur compatibilité avec l’infrastructure informatique de l’organisme est nécessaire.
De plus, afin de faciliter la rédaction des comptes rendus des séances plénières et missions du CHSCT qui incombe au secrétaire, l’organisme met à sa disposition :
–    Un dispositif d’enregistrement des séances plénières –    Un logiciel de reconnaissance vocale –    Un enregistreur numérique –    Un écran 22 pouces
Article 3 – Frais de déplacement
Les frais de déplacement – usage des transports en commun ou d’un véhicule personnel – engagés par les représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, sont pris en charge par l’employeur dans les limites définies ci-après. La prise en charge concerne exclusivement :
–    les membres du Comité d’entreprise, titulaires et suppléants, –    les délégués du personnel, titulaires et suppléants, –    les représentants du personnel au CHSCT, –    les représentants syndicaux au Comité d’entreprise,
–    les délégués syndicaux.
Les titres de transport forfaitaires journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels sont remboursés intégralement.
Cette prise en charge implique, dans tous les cas, la production du justificatif des dépenses engagées.
Le remboursement s’effectue sur la base du tarif 5 zones. S’agissant des titres de transport annuels, le remboursement est étalé sur 11 mensualités. La prise en charge intervient avant production du justificatif des dépenses engagées, sur demande expresse des personnes concernées. Toutefois, le remboursement n’est réputé définitivement acquis que sur production de ce justificatif à l’issue de la période de validité du titre de transport concerné.
A défaut de présentation du titre de transport journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel à l’issue de la période de validité, le montant de la prise en charge consentie est retenu sur salaire.
Aucune prise en charge n’intervient au titre de l’assurance automobile dans le cadre des déplacements effectués en qualité de représentant du personnel.
Les représentants du personnel autorisés à faire usage d’un véhicule automobile
bénéficient des indemnités kilométriques pour les déplacements effectués dans le cadre
de l’exercice de leur mandat.
TITRE 2 – MOYENS HUMAINS
Article 4 – Temps accordé pour l’exercice des mandats des représentants du personnel
§ 1 – Délégués syndicaux
Les crédits d’heures légaux (20 heures par mois) et conventionnels (80 heures par an) sont majorés de 3 heures par mois et par département, soit 24 heures par mois pour chaque délégué syndical.
§ 2 – Comité d’entreprise
Les élus titulaires du Comité d’entreprise bénéficient chacun d’un crédit d’heures spécifique supplémentaire de 3 heures par mois et par département (soir 24 heures par mois) pour leur permettre d’exercer leurs missions.
§ 3 – CHCST
Afin d’assurer les missions qui lui incombent en tant que Secrétaire du CHSCT, et notamment la formalisation des comptes-rendus des séances plénières et des missions, celui-ci bénéficie d’un crédit de 1000 heures par an.
Article 5 – Modalités pratiques concernant le suivi des heures de mandat
Afin de simplifier le suivi des heures de mandat, la direction s’engage à expérimenter à compter du 1er semestre 2014 l’utilisation du workflow des absences en lieu et place des bons de délégation sous format papier.
TITRE 3 – MOYENS D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
Article 6 – Moyens dédiés aux organisations syndicales
§ 1 – Principes
L’Urssaf reconnaît à chaque salarié de l’organisme le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales par des moyens dématérialisés, dans le respect des règles du droit du travail, des règles de confidentialité individuelles et collectives, et des règles de fonctionnement de l’organisme, notamment celles relatives à la sécurité, à l’architecture et aux caractéristiques et contraintes techniques de ses réseaux.
A cet effet, pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale, chaque organisation syndicale présente dans l’organisme disposera au sein de l’Urssaf Ile de France d’un espace syndical hébergé au sein de l’Intranet régional de l’organisme.
La gestion de cet espace Intranet est placée sous la responsabilité de personnes nommément désignées par chaque organisation syndicale.
§ 2 – Contenu des informations syndicales
Le contenu des pages de l’Intranet, messages, publications et tracts joints est librement déterminé par chaque organisation syndicale et relève de leur entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation. Ils doivent respecter la vie privée de toute personne, ainsi que son droit à l’image. Sont également interdites, la diffusion d’informations préjudiciables à l’image de marque de l’Urssaf Ile de France ou de l’Institution.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Le site d’affichage de l’organisation syndicale étant conçu pour faciliter la circulation de l’information de l’organisation syndicale vers les salariés de l’organisme, les pratiques suivantes sont interdites :
–    le téléchargement de vidéos et bandes son, –    le « streaming » (visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure de
son chargement), –    les forums, le « chat » (discussion interactive) et vidéos interactives, –    les « applets » java, moteurs de recherche (sauf sur internet) et les « cookies »
(fichiers informatiques associés au message).
§ 3 – Capacité des espaces intranet
La capacité maximale par organisation syndicale est de 2 giga octets pour l’ensemble de ses pages pour des raisons de bon fonctionnement du réseau informatique.
§ 4 – Modalités d’utilisation
Libre accès à l’information syndicale : Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Secret professionnel lié aux informations diffusées : Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Conditions de mise en ligne : Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme. Un exemplaire des communications syndicales mises en ligne est communiqué à la direction par messagerie électronique, simultanément à leur mise en ligne. Les interventions sur le site (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les organisations syndicales. La création des espaces intranet se fait en collaboration avec la Direction des systèmes d’information et la Direction de la communication de l’organisme.
Règles de maintenance : La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de l’organisme, sans distinction particulière, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.
Les délais d’intervention ne devront cependant pas aboutir à restreindre l’accès et l’utilisation de ces techniques d’information et de communication des organisations syndicales.
Article 7 – Moyens dédiés au CE
§ 1 – Principes
Un lien, présent sur l’intranet de l’organisme, est créé vers le site internet du Comité d’Entreprise. L’ensemble des salariés y a accès.
§ 2 – Contenu des informations du CE
Le contenu des messages et publications jointes est librement déterminé par le CE et est placé sous son entière responsabilité. Le CE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation. Ils doivent respecter la vie privée de toute personne, ainsi que son droit à l’image. Sont également interdites, la diffusion d’informations préjudiciables à l’image de marque de l’Urssaf Ile de France ou de l’ Institution.
Article 8 – Dispositions diverses
§ 1 – Formations des utilisateurs
Pour une utilisation optimale du matériel et des moyens mis à disposition, la direction prend à sa charge si nécessaire, la formation des délégués syndicaux, des membres du CE et du CHSCT. Le contenu et la durée de ces formations seront déterminés en lien avec la DRH après expression des besoins des utilisateurs.
§ 2 – Utilisation abusive
En cas de non-respect des dispositions du présent accord, la direction adresse à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du CE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres responsables identifiés. Une réunion est alors tenue entre tous les utilisateurs en vue de le régler.
Si le différend persiste, la direction peut décider de saisir la juridiction compétente.
TITRE 4 – DISPOSITIONS GENERALES
Article 9 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans à compter de sa date d’entrée en vigueur. Toutefois, les parties conviennent de se réunir 6 mois avant la fin de l’application du présent texte pour faire le bilan de sa mise en œuvre et envisager les conditions de son renouvellement ou de son remplacement par un nouvel accord.
A l’expiration de cette durée de 3 ans, il cessera automatiquement de produire ses effets et ne pourra se transformer en accord à durée indéterminée, à moins que les parties ne conviennent expressément de son renouvellement.
Article 10 – Entrée en vigueur
Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois qui suit l’agrément ministériel
+ Ajouter formalités de dépôt et modalités d’information du personnel.