Préambule
Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie personnelle et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail ainsi qu’à réduire le temps consacré à ce trajet.
L’accord sur le travail à distance de l’Urssaf Île-de-France s’inscrit dans le prolongement de la loi du 22 mars 2012 sur le télétravail et de l’accord Ucanss relatif au travail à distance du 4 mars 2014.
Il constitue une étape importante dans le projet global de l’organisme relatif à la qualité de vie au travail en tirant le meilleur parti du développement des technologies de l’information et de la communication. Il a été conçu en portant une attention particulière à la santé et à la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement.
Le présent accord a pour objectif de tester les modalités de mise en place du travail à distance au sein de l’Urssaf Ile-de-France et d’en tirer un bilan à son échéance.
I.    Périmètre de l’accord
1.1 Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Île-de-France quelle que soit la durée de leur temps de travail.
Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le présent accord vise les situations de travail à distance pendulaire dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel, sans que la nature de son activité l’y contraigne.
On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf Île-de-France qui travaille dans les conditions définies ci-après.
Le présent accord n’est pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes qui ne peuvent, par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur ainsi quaux salariés qui effectuent des astreintes à leur domicile.

1.2 Dispositifs proposés
Deux formules sont proposées :
Le travail à distance pendulaire depuis le domicile du salarié à hauteur de 2 jours
maximum par semaine,
Le travail à distance pendulaire depuis un autre site de l’Urssaf à hauteur de 3 jours
maximum par semaine.
Ces modalités ont, notamment, pour objectif de préserver un lien suffisant entre le salarié et l’Urssaf en garantissant un nombre de jours minimal sur le lieu habituel de travail.
En tout état de cause et quel que soit le temps de travail du salarié, sa présence sur son lieu habituel de travail ne doit pas être inférieure à deux jours par semaine.
II.    Procédure d’entrée dans le dispositif de travail à distance
Le travail à distance repose exclusivement sur le principe du volontariat.
Le travail à distance sur site est ouvert en priorité aux salariés ayant fait une demande de mobilité géographique auprès de la Direction des Ressources Humaines. Si besoin la priorisation entre les demandes est effectuée en tenant compte de l’ordre d’ancienneté des demandes.
Pour le travail à domicile, il est procédé à un appel à candidatures.
Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite transmise à son responsable hiérarchique, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et d’exprimer sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences pour son activité.
L’employeur examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord.
L’instruction de la demande ayant pour but d’apprécier l’éligibilité du salarié est faite, sur la base de l’appréciation du responsable hiérarchique, par la Direction de branche du salarié, en lien avec la direction des systèmes d’information (DSI) et la direction des ressources humaines (DRH).
Lorsque le salarié est éligible, un entretien a lieu avec la Direction de sa branche et la Direction des Ressources Humaines.
La décision de l’employeur donne ensuite lieu à une notification motivée au salarié concerné, dans un délai maximum de 60 jours à compter de la réception de la demande.
En cas d’acceptation, la décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 6.2 et du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l’article 3.1 lorsque la demande porte sur le travail à distance pendulaire depuis le domicile.

III.    Conditions d’éligibilité au dispositif
Les demandes de travail à distance sont examinées au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail, et de la maîtrise de l’emploi, notamment la capacité du salarié demandeur à travailler de manière autonome.
Les parties souhaitent que tous les salariés de l’Urssaf puissent être éligibles à cette modalité d’organisation du travail. Toutefois, le travail à distance ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation.
3.1 Conditions d’éligibilité du salarié
Le travail à distance est ouvert aux salariés qui remplissent les conditions suivantes : 1- Justifier d’une ancienneté d’au moins deux ans dans l’organisme pour disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’Urssaf. 2 – Avoir une activité pouvant être exercée à distance. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique. 3 – Maîtriser son poste et son environnement de travail. 4 – Faire preuve de suffisamment d’autonomie, de méthode et de rigueur.
L’employeur tient compte par ailleurs du nombre de salariés exerçant leur activité à distance en veillant à ce que ce nombre soit compatible avec le bon fonctionnement du service ou de l’organisme. Il tient compte également des places disponibles sur le site demandé par le salarié dans le cas du travail à distance sur site.
La demande de travail à distance peut donc être refusée pour un de ces motifs.
Pour le travail à distance depuis le domicile, Il est entendu que le télétravailleur dispose d’un espace de travail suffisant dans son domicile. Le salarié doit fournir une attestation de conformité de son installation électrique.
3.2 Priorisation des demandes
Lorsque le nombre de salariés souhaitant accéder au travail à distance excède le nombre de places disponibles sur un site ou lorsqu’ils sont trop nombreux au regard des effectifs du service, de la direction ou de l’organisme, les demandes sont priorisées selon les critères suivants :
Temps de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, Situation de handicap du salarié, Salariés concernés par une réorganisation conduisant à un changement de lieu de travail, Pour les demandes de travail à distance sur site, il est tenu compte de l’ancienneté de la demande de mobilité géographique.
Les salariés dont la demande ne peut être satisfaite sont placés sur une liste d’attente.
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec le CHSCT, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

IV.    Mise en place du travail à distance
4.1 Signature d’un avenant au contrat de travail
Lorsque la demande du salarié est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an renouvelable, conforme à l’avenant-type annexé à l’accord Ucanss relatif au travail à distance.
Le choix des jours de travail à distance est fait par accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.
L’avenant précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile ou du site d’accueil.
4.2 Période d’adaptation et réversibilité permanente
Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois.
Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut être réduit par accord entre les parties. Le respect de ce délai de prévenance peut avoir pour conséquence de prolonger la période d’adaptation au delà du délai maximal de 3 mois.
Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la mise en place du travail à distance. Elle est exclue lors du renouvellement de l’avenant au contrat de travail.
Une nouvelle période d’adaptation sera prévue en cas de changement d’une modalité de travail à distance qui suppose la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail (passage du travail à distance sur un site au travail à distance à domicile par exemple).
Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.
Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, au travail à distance avant le terme prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.
Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.
Cette décision qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail est notifiée par écrit.
Situation en cas de changement de domicile ou de fonctions
La poursuite du travail à distance en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail entre le salarié et l’Urssaf.
4.3 Suspension provisoire du travail à distance
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance, difficultés techniques). Dans ces hypothèses, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance.
En cas d’incident survenant le jour même du travail à domicile, le salarié entre en contact avec son supérieur hiérarchique pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Il est décidé au cours de la journée de ce qui sera fait pour les autres jours.
4.4 Dérogations exceptionnelles
La direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (intempéries, grève de transports prolongée…). Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de télétravail et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance.
V.    Organisation du travail à distance
5.1 Equipement mis à disposition
L’Urssaf fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.
L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la direction en fonction du coût, des contraintes techniques et de la facilité d’utilisation.
Si le travailleur à distance est équipé avec un PC portable, une souris et une sacoche seront également fournis. Par ailleurs, l’’agent pourra connecter un écran personnel à son ordinateur portable ou bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt d’un écran d’au minimum 19 pouces.
La solution de téléphonie – attribution d’un téléphone portable ou ligne professionnelle – est déterminée par la direction en fonction de l’activité du télétravailleur et du coût de chaque solution.
Il n’est pas fourni de double équipement ou de périphérique supplémentaire, sauf pour des raisons médicales après avis du service de santé au travail ou sur décision de la direction compte tenu de l’activité exercée et des spécificités du poste de travail.
Lorsque le salarié travaille à distance depuis un autre site de l’organisme, un bureau qui pourra être partagé avec d’autres travailleurs à distance est mis à disposition.
Le salarié bénéficie d’un service approprié d’appui technique depuis son domicile ou depuis son site d’accueil, assuré par la hotline téléphonique.
En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.
Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition. Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.
5.2 Horaires de travail et disponibilité
L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.
A ce titre il bénéficie des horaires variables lorsqu’ils sont mis en œuvre dans le service auquel il appartient et du suivi de son temps de travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail, en utilisant l’outil de badgeage sur poste déployé par l’Urssaf sur son poste de travail.
Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’Urssaf.
L’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’Urssaf. Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié.
Le personnel de l’Urssaf ne peut pas contacter le salarié en dehors de ces plages. Ces plages horaires couvrent a minima les plages fixes et ne peuvent, en tout état de cause, excéder les plages variables.
Le salarié n’utilise sa messagerie et son téléphone professionnel que pendant les temps de présence badgée.
Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.
Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les salariés qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

5.3 Suivi du travail à distance
Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA commence par un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
VI.    Droits et obligations du salarié travaillant à distance
6.1 Respect de la vie privée
Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile.
6.2 Assurance
En cas de travail à distance depuis le domicile, le salarié doit informer son assureur qu’il, exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.
Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.
6.3 Frais professionnels
Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile dans les conditions suivantes :
–    Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques, –    Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son
montant réel.
En sus de la prise en charge du coût du dispositif téléphonique professionnel mis à disposition par l’Urssaf, il est versé chaque mois l’indemnité forfaitaire prévue par l’article 6 de l’accord Ucanss relatif au travail à distance.
Cette indemnité forfaitaire mensuelle, est de 10 € par mois pour 1 journée en télétravail par semaine, et de 20 € par mois pour 2 jours par semaine.
Elle est versée sur 12 mois.
Cette indemnité a pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant du travail à distance depuis le domicile.
Son versement est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques…).
Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national en fonction de l’évolution des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail à domicile sera applicable de plein droit à l’Urssaf.
Le salarié bénéficie également de titres restaurants pour les jours de travail à distance depuis son domicile.
6.4 Protection des données
L’Urssaf est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Le salarié qui travaille à distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf, notamment la charte informatique, ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.
Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile
6.5 Droits individuels et collectifs
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.
A ce titre, les salariés travaillant à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.
L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme.
VII.    Travail à distance depuis le domicile à titre occasionnel
Le salarié qui dispose déjà d’outils permettant le travail à distance peut, en accord avec sa hiérarchie, travailler depuis son domicile, dans la limite de 12 jours par année civile.
Le bénéfice de cette modalité dérogatoire de télétravail occasionnel ne confère pas le statut de télétravailleur et ne donne pas droit aux aides financières prévues pour les salariés travaillant à distance depuis leur domicile.
Le salarié qui souhaite recourir au travail à domicile occasionnel doit solliciter l’accord de sa hiérarchie formalisé par écrit, pour chaque journée de travail à domicile.
VIII.    Santé au travail et CHSCT
L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il travaille depuis son domicile.
L’employeur et le CHSCT doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence.
En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile.
En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.
En cas d’accident du salarié travaillant depuis son domicile survenu du fait ou à l’occasion du travail à domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.
A cet effet, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
IX.    Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.
A cet effet, le travailleur à distance peut permuter un jour de travail à distance avec un autre jour de la semaine sur le site habituel de travail afin de pouvoir assister à une prise de parole syndicale. Cet échange est subordonné à l’information préalable du supérieur hiérarchique.
Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de télétravail.
X.    Sensibilisation et formation
Une formation spécifique destinée aux télétravailleurs et à leurs responsables hiérarchiques appelée « travailler autrement » est créée et deployée au démarrage du travail à distance.
Cette formation a pour objectif de former les travailleurs à distance aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail et aux équipements techniques mis à leur disposition.
Concernant les managers, cette formation leur permet de se familiariser avec les méthodes de management à distance.
Par ailleurs, les salariés de l’unité de travail seront sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.
XI.    Durée de l’accord et bilan de l’expérimentation
L’accord est conclu pour une durée déterminée d’un an du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015 et cessera de plein droit à l’échéance de ce terme sans continuer à produire ses effets comme un accord à durée indéterminée.
Un bilan complet de la mise en œuvre sera présenté au CHSCT et au Comité d’entreprise au cours du 4ème trimestre 2015.
Les organisations syndicales seront ensuite conviées à une réunion avec la direction afin d’examiner l’opportunité de pérenniser et, le cas échéant, d’aménager le dispositif expérimenté dans un accord à durée indéterminée à l’aune des résultats de ce bilan.
Compte-tenu de son caractère expérimental, le dispositif mis en place par le présent accord est ouvert à 50 salariés de l’entreprise, répartis, selon la nature des souhaits, les possibilités techniques et les capacités d’accueil des sites entre :
–    des salariés travaillant à distance depuis leur domicile, sur la base d’un appel à candidatures,
–    des salariés travaillant à distance depuis un autre site, sur la base des demandes de mobilité formulées auprès de la Direction des Ressources Humaines, en fonction de leur ancienneté.
Le déploiement du dispositif sera réalisé de manière progressive au cours du 1er trimestre 2015.
XII.    Suivi et bilan de l’expérimentation
Le suivi de cette expérimentation est assuré par une commission paritaire composée de 2 représentants de chaque organisation syndicale représentative et de la direction.
Cette commission, créée dès l’entrée en vigueur de l’accord, se réunira au minimum une fois par trimestre et autant que de besoin, sur demande motivée des organisations syndicales.
Ses travaux s’appuient sur les éléments suivants, communiqués par la direction :
Nombre de télétravailleurs répartis par emploi, par niveau et par direction
Nombre de jours de travail à distance par mois, en distinguant le travail sur site et le
travail depuis le domicile,
Nombre de demandes acceptées ou refusées et typologie des motifs de refus,
Nature et localisation des demandes,
Nombre d’accidents de travail,
Evaluation de l’adaptation par les salariés concernés et leurs responsables,
Améliorations et changements souhaitables,
Eléments économiques liés à l’exercice du travail à distance (impacts budgétaires…).

XIII.    Information du personnel
Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.
L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans l’intranet régional.
XIV.    Révision, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives au télétravail ou à la demande de l’une des parties, en le notifiant par écrit (lettre recommandée avec accusé réception) à l’ensemble des parties signataires.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.
Le présent accord fait l’objet de mesures de publicité au terme du délai d’opposition.
Une fois agréé, il donne lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, soit dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.